Dane osobowe podlegają szczególnej ochronie prawnej, która wynika m.in. z RODO. Ich przetwarzanie, w tym niszczenie, musi odbywać się specjalnych warunkach, tak aby nie doszło do wycieku. Ponadto trzeba zutylizować dokumenty w taki sposób, by niemożliwe było odtworzenie danych osobowych. Sprawdź, jak przeprowadzić proces niszczenia zgodnie z RODO.
Ochrona danych osobowych w kontekście niszczenia dokumentów
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe bywa błędnie rozumiane przez przedsiębiorców. Wielu wydaje się, że na tym etapie kończymy przetwarzanie danych. I rzeczywiście, jest to prawda, o ile tylko cały proces zostanie przeprowadzony prawidłowo, a więc w taki sposób, by informacje zostały usunięte trwale. Ponadto podczas niszczenia dokumentów nie może dojść do wycieku, kradzieży czy nieautoryzowanego dostępu. Więcej o tym, jak powinna wyglądać utylizacja dokumentów, dowiesz się na https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. Zasady bezpieczeństwa mają zastosowanie zarówno do dokumentacji papierowej, jak i nośników danych elektronicznych.
Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów zgodnie z RODO?
RODO, choć obszernie traktuje o przetwarzaniu danych osobowych, nie zajmuje się wprost niszczeniem dokumentów. W rozporządzeniu znajdziemy jednak pewne wskazówki, które pozwolą nam zaplanować ten proces. Dodatkowo warto zajrzeć do normy ISO/IEC 21964, w której podane są m.in. wymiary ścinków.
Bezpieczenie niszczenie dokumentów polega na:
- selekcji tych, które można poddać brakowaniu - najczęściej są to akta przedawnione lub takie, które nie są już potrzebne w firmie,
- wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za proces - powinny mieć wiedzę w zakresie prawidłowej utylizacji danych i pracy z dokumentami,
- użyciu wysokiej jakości sprzętu - zgodnie z normą ISO/IEC 21964 musi on ciąć dokumenty na ścinki o określonej wielkości,
- zabezpieczeniu akt na czas transportu i niszczenia - nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepowołane, dokumenty nie mogą też zaginąć,
- utylizacji resztek - należy zrobić to zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska naturalnego.
Jak zaplanować niszczenie dokumentów w firmie?
RODO nakazuje niezwłoczne usunięcie danych osobowych, gdy tylko przestaną być potrzebne lub ich właściciel wycofa zgodę na przetwarzanie. Dlatego niezbędne są okresowe przeglądy archiwum. Wiele dokumentów niszczymy dopiero po zakończeniu roku, ale są i takie, których termin ważności upływa w trakcie jego trwania. Jeśli do tej pory w Twojej firmie nie funkcjonował efektywny system utylizacji danych, rozwiązaniem jest niszczenie dokumentów Nysa. Więcej informacji o tej kompleksowej usłudze znajdziesz na https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow-nysa. Korzystając ze wsparcia specjalistów, nie musisz samodzielnie planować całego procesu, kupować sprzętu w postaci niszczarki ani zajmować się utylizacją ścinków. Takie rozwiązanie jest nie tylko komfortowe, ale przede wszystkim pozwala uporać się z nadmierną biurokracją, która zabiera cenny czas.