Od 1 lipca osoby ubiegające się o zasiłki z ubezpieczeń społecznych mogą łatwiej przekazywać wymagane wnioski i załączniki. Dokumenty składane pracodawcy mogą mieć między innymi formę wiadomości elektronicznej lub skanu, a dokumentacja przekazywana przez płatnika do ZUS za pośrednictwem portalu eZUS jest traktowana tak samo jak dokumenty papierowe podpisane własnoręcznie. Sposób złożenia wniosku nadal zależy jednak od tego, czy świadczenie wypłaca pracodawca, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Nowe przepisy mają ograniczyć liczbę papierowych dokumentów i przyspieszyć obsługę spraw dotyczących między innymi zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego. Ubezpieczeni powinni przede wszystkim ustalić, kto w ich przypadku odpowiada za ustalenie prawa do świadczenia i jego wypłatę.
Kto wypłaca zasiłek: pracodawca czy ZUS?
Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego ustalają i wypłacają pracodawcy oraz inni płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Wyjątek stanowią świadczenia należne za okres przypadający po ustaniu ubezpieczenia – w takich przypadkach wypłatą zajmuje się ZUS.
Jeżeli płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, prawo do zasiłku ustala Zakład Ubezpieczeń Społecznych i to on wypłaca należne świadczenie. Od wskazanego podziału zależy, gdzie ubezpieczony powinien dostarczyć wniosek i w jakiej formie może to zrobić.
W przypadku gdy zasiłek wypłaca pracodawca, pracownik przekazuje dokumentację bezpośrednio do niego. Wniosek nadal można złożyć tradycyjnie, na papierze i z własnoręcznym podpisem. Od lipca dopuszczona jest również forma elektroniczna, na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej, wewnętrznego systemu kadrowo-płacowego albo w postaci skanu dokumentu. Na podstawie otrzymanych materiałów płatnik ustala prawo do zasiłku i oblicza jego wysokość.
Jak elektronicznie złożyć wniosek do ZUS?
Jeżeli za wypłatę świadczenia odpowiada ZUS, osoba ubezpieczona może złożyć wniosek papierowo albo przesłać go w formie dokumentu elektronicznego. Do dyspozycji są PUE/eZUS oraz adres do doręczeń elektronicznych.
Dokument wysyłany bezpośrednio do Zakładu powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS. Oznacza to, że zwykły skan wysłany samodzielnie przez pracownika do ZUS nie zawsze będzie wystarczający – musi zostać zachowany odpowiedni sposób uwierzytelnienia dokumentu.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik przekaże wniosek pracodawcy, mimo że to ZUS jest płatnikiem zasiłku. Może do tego dojść na przykład przy składaniu wniosku o zasiłek opiekuńczy. Pracodawca ma wówczas obowiązek przesłać dokumentację do Zakładu. Może dostarczyć ją na papierze albo elektronicznie, dołączając skan wniosku pracownika do dokumentu wysyłanego przez portal eZUS.
Elektroniczny dokument przekazany w ten sposób przez płatnika jest prawnie równie skuteczny jak papierowy wniosek podpisany własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną. Po przesłaniu wersji elektronicznej nie trzeba dodatkowo dostarczać jej papierowego odpowiednika.
Pracodawca ma 7 dni na przekazanie dokumentów
Jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, płatnik składek musi przekazać Zakładowi wszystkie dokumenty potrzebne do przyznania i wypłaty zasiłku. Ma na to maksymalnie siedem dni od momentu ich otrzymania. Termin obejmuje zarówno sam wniosek, jak i wymagane w danej sprawie załączniki.
Dodatkowe dokumenty mogą zostać przedstawione jako oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub kopie elektroniczne, w tym skany. Nowe rozwiązania nie oznaczają więc całkowitej rezygnacji z papierowych formularzy, ale pozwalają pracownikom i pracodawcom wybrać wygodniejszą formę załatwienia sprawy.
Zmiany zostały wprowadzone ustawą z 13 lutego 2026 roku zmieniającą przepisy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Szczegółowe informacje oraz formularze można znaleźć na portalu PUE/eZUS i oficjalnej stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Dodaj komentarz