W dzisiejszych czasach coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z obsługi zdalnej w zakresie prowadzenia księgowości, co wymaga odpowiedniego podejścia do przekazywania dokumentacji do biura rachunkowego. Dokumenty można przekazać na wiele sposobów, wykorzystując między innymi dostępne technologie i narzędzia cyfrowe.
Sposoby na przekazywanie dokumentów księgowych
Na przykładzie biura Everte można zauważyć, że obecnie kancelarie rachunkowe zajmują się obsługą nie tylko klientów stacjonarnych, ale również firm z całego kraju, a nawet Europy. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest wówczas skanowanie lub fotografowanie dokumentów i przesyłanie ich za pośrednictwem e-maila lub specjalistycznych platform online, które zapewniają bezpieczną wymianę danych pomiędzy klientem a biurem rachunkowym. Wiele biur rachunkowych oferuje również własne aplikacje lub systemy do zarządzania dokumentacją, które umożliwiają bezpośrednie przesyłanie dokumentów, ich archiwizację i łatwy dostęp do nich w razie potrzeby. Jednakże, pomimo wygody i efektywności przesyłania dokumentów w formie cyfrowej, niektóre przepisy prawne mogą wymagać od czasu do czasu dostarczenia oryginalnych faktur lub innych dokumentów księgowych. W takim przypadku, konieczne może być fizyczne przekazanie tych dokumentów do biura rachunkowego, na przykład poprzez kuriera, pocztę, lub osobiste dostarczenie ich w umówionym terminie. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym ustalić procedury dotyczące przekazywania dokumentacji i wyjaśnić, jakie dokumenty i w jakiej formie będą wymagane, aby zapewnić płynność procesów księgowych i uniknąć ewentualnych komplikacji związanych z brakiem wymaganych dokumentów.
Sprawdź ofertę biura rachunkowego:
Biała Podlaska - https://biuroeverte.pl/biuro-rachunkowe-biala-podlaska/ Chełm - https://biuroeverte.pl/biuro-rachunkowe-chelm/
Czy biura rachunkowe przechowują dokumenty firmy, a jeśli tak, to jak długo?
Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu finansami i dokumentacją firm, w tym w przechowywaniu dokumentów księgowych i podatkowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, biura rachunkowe są zobowiązane do przechowywania dokumentacji swoich klientów przez określony czas, który zazwyczaj wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się okres podatkowy. Ten wymóg wynika z potrzeby zachowania dowodów księgowych na wypadek kontroli podatkowych, audytów czy innych procedur prawnych. Niektóre dokumenty, takie jak umowy, dokumentacja kadrowa czy akta spółek, mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania. Na przykładzie jakiejkolwiek firmy rachunkowej można zauważyć, że biura rachunkowe stosują różne metody przechowywania dokumentów, w tym systemy archiwizacji cyfrowej, które umożliwiają efektywne zarządzanie dużą ilością dokumentacji, zapewniając jednocześnie ich bezpieczeństwo i łatwy dostęp. Cyfrowa archiwizacja nie tylko zwiększa wydajność przechowywania i przeszukiwania dokumentów, ale również wspiera zrównoważony rozwój przez ograniczenie zużycia papieru. Biura muszą jednak zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem czy utratą danych. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym ustalić zasady dotyczące przechowywania dokumentów, w tym terminy ich przechowywania oraz procedury w przypadku zakończenia współpracy, aby zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo procesów księgowych oraz zgodność z przepisami prawa.
Jakie środki bezpieczeństwa stosują biura rachunkowe, żeby dokumenty klientów były bezpieczne?
Biura rachunkowe stosują kompleksowe środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę dokumentów oraz danych swoich klientów. W dobie cyfryzacji, gdzie wiele operacji księgowych i podatkowych przeniosło się do przestrzeni wirtualnej, kluczowe stało się zabezpieczenie przed cyber zagrożeniami, takimi jak ataki hakerskie, phishing czy oprogramowanie Anti Malware. Biura rachunkowe inwestują w zaawansowane systemy zabezpieczeń informatycznych, w tym firewall'e, oprogramowanie antywirusowe i Anti Malware, a także w rozwiązania do szyfrowania danych, które gwarantują, że informacje przesyłane i przechowywane cyfrowo są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Ponadto, wdrożenie wielopoziomowego uwierzytelniania dla użytkowników dostępujących do systemów księgowych dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo poprzez wymaganie dodatkowego poświadczenia tożsamości, np. poprzez SMS. Środki bezpieczeństwa obejmują również fizyczne zabezpieczenia miejsc przechowywania dokumentów w formie papierowej, takie jak zamknięte i monitorowane pomieszczenia czy szafy na dokumenty, co minimalizuje ryzyko dostępu osób nieupoważnionych czy uszkodzenia przez czynniki zewnętrzne. Biura rachunkowe regularnie przeprowadzają audyty bezpieczeństwa i szkolenia dla swoich pracowników, podnosząc świadomość na temat potencjalnych zagrożeń i najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych. Działania te są dopełniane przez procedury backupu danych, gwarantujące możliwość odzyskania informacji w przypadku ich utraty lub uszkodzenia. Oprócz aspektów technologicznych, ważną rolę odgrywa przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO, co wymaga od biur rachunkowych nie tylko stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, ale także zapewnienia transparentności wobec klientów co do sposobu i celów przetwarzania ich danych osobowych. Powierzając swoje dokumenty profesjonalnej kancelarii rachunkowej, możemy być spokojni o ich bezpieczeństwo dzięki stosowaniu przez nie zaawansowanych środków ochrony danych i przestrzeganiu rygorystycznych procedur. Wiedza i doświadczenie księgowych w zakresie najnowszych przepisów prawnych oraz najlepszych praktyk zapewniają, że nasza dokumentacja jest nie tylko bezpieczna, ale i przetwarzana zgodnie z obowiązującymi standardami. Troska o detale i indywidualne podejście do klienta sprawiają, że możemy bez obaw skupić się na rozwoju swojej działalności, wiedząc, że sprawy księgowe są w dobrych rękach.