Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w polskich warunkach prawno-skarbowych wymusza niejako produkcję olbrzymiej ilości dokumentów. W większości takich, które swój żywot kończą w segregatorach, nigdy więcej nie oglądane i w zasadzie w ogóle nie potrzebne. W ostatnich latach jednak coraz częściej urzędy i państwowe instytucje idą przedsiębiorcom na rękę, umożliwiając im wysyłanie niezbędnej dokumentacji w formie cyfrowej.
Zalety elektronicznego obiegu
To zaś sprawia, że i obieg dokumentów firmowych może w końcu wykorzystywać cyfrowe i komputerowe archiwa, zamiast niszczyć kolejne tony drzew i papieru. Czynnik środowiskowy i ekologia to oczywiście nie jedyna zaleta takich rozwiązań. Wśród innych, zdecydowanie ważniejszych dla firmy, wymienić należy:
- optymalizację dokumentacji, czyli unikanie produkowania niepotrzebnych dokumentów i tworzenia sztucznej biurokracji,
- zwiększoną kontrolę nad dokumentami oraz dostępem do nich przez poszczególne osoby,
- tworzenie w prosty sposób dowolnej liczby elektronicznych kopii, wysyłanych np. do różnych urzędów czy instytucji,
- zmniejszenie kosztów dotyczących przechowywania dokumentów (likwidacja papierowych archiwów)
- zmniejszenie obowiązków pracowników i zwiększenie ich efektywności w innym obszarze działań firmy.
Oprócz tego warto też wspomnieć o nieco mniejszych zaletach, ale również niezwykle ważnych, zwłaszcza jeśli firma poważnie podchodzi do kwestii ochrony danych osobowych. Elektroniczne archiwa i elektroniczny obieg dokumentów są bowiem systemami zamkniętymi, do których dostęp mają jedynie wybrane osoby. Dodatkowo jednak w takim obiegu można dokładnie śledzić rejestr wszystkich użytkowników otwierających dany dokument wraz z czasem wykonania tej czynności, wprowadzonych ewentualnych zmian a nawet adresu komputera, z którego zostały dokonane.
Optymalizacja dokumentacji
Wdrożenie w firmie, instytucji, sklepie, urzędzie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala więc podnieść produktywność pracowników, zwiększyć bezpieczeństwo danych i ułatwić obieg wszelkiej dokumentacji. Ważnym czynnikiem jest także zoptymalizowanie tego procesu w taki sposób, aby stał się on automatyczny i szybki: bez konieczności drukowania faktur, umów, reklamacji, wniosków, aneksów, potwierdzeń i tym podobnych dokumentów. Zmniejsza się liczba wydruków, zmniejszają się archiwa, a dane przechowywane w formie cyfrowej zawierają nie tylko mniej miejsca, ale i są o wiele łatwiejsze w dostępie. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia bowiem, że zdalny dostęp do nich posiada każdy mający odpowiednie uprawnienia. Nie musi się w tym celu znajdować ani w firmie, ani tym bardziej w archiwum, co jest znacznym ułatwieniem szczególnie dla dużych lub międzynarodowych korporacji.